Outlook2021で差出人が空白のメールを仕分けする

2024年8月13日

迷惑メールはいつでもきます。
その都度、特定キーワードを仕訳ルールに盛り込み、迷惑フォルダーへ移動するようにしています。

ところが最近こんな迷惑メールが来るようになりました。

タイトル、本文など全部空欄のメール

差出人すら空欄になっています。
何の目的かよくわからないメールですが、特定キーワードでの除外ができません。
しかし、OUTLOOKのルールには、「空欄の場合」というものがありません。
ですがほっとくと空欄のメールが山積みになります。

何とかできないものか調べてみました。

空白メール除外の基本的な考え方

ググって調べると、差出人が空欄の場合、差出人のメールに「＠」マークが含まれない場合除外するのがよいとありました。

確かに普通のメールには必ず＠マークがついています。
＠マークがついていなければ除外してよさそうです。

ですが、これをOUTLOOK2021でどうやって設定すればよいか悩みました。
なぜならば、昔のOUTLOOKにあった例外オプション設定がなくなっていたためです。

改悪なのではないか？とも思いましたが、よくよく調べてみると例外設定のやり方が変わっただけでした。次のようにして空白メールを除外することができました。

差出人欄が空欄のメールを除外するルール仕訳設定

OUTLOOKの仕訳ルールを利用して、空白メールを除外します。
ただ仕訳ルールには「空欄だったら」という条件がないため、差出人に＠マークが含まれていない場合除外とします。

ここで気おつけなければならないのは、受取人（自分）のところも空欄なので、受取人に設定すればよいのではないかと思います。がやめたほうがいいです。

実際にやってみたら、宛先なしで、CC設定のメールが除外されました。

（１）仕訳ルールウィンドウを立ち上げる

（２）新しい仕訳ルールを作る

仕訳ルールウィンドウから、新しい仕分けルールボタンをクリックします。

（３）受信メッセージにルールを適用を選択

受信メッセージにルール適用を選択して、次へを押します。

（４）ステップ１の条件は何も設定しない

次に条件選択画面になります。
通常ならば、特定キーワード除外などするのですが、今回は何も選択せずに次へボタンを押します。
何も選択せず次へボタンを押すと、「ほんとにいいですか？」と聞かれますが「はい」を押します。

（５）迷惑フォルダーへ移動を選択

処理は迷惑フォルダーへ移動を設定します。
削除でもよいのですが、もし正しいメールが反応した場合も考え、いきなり消えないようにします。
設定したら、次へボタンを押します。

（６）例外条件を設定します

例外条件設定が表示されるので、ここで＠マーク例外を指定します。
つまり、差出人欄に＠マークが含まれていたら条件発動の例外にします。

（７）例外条件を設定したら次へを押します

例外条件が設定されていることを確認したら、次へを押します。

（8）名前をつけて完了ボタンを押します

適当な名前を付け、受信トレイ内に適用にチェックを付けます。
完了ボタンを押します。

（９）最後にOKを押して設定完了です

仕訳ルールのウィンドウに戻るので、OKを押して完了です。

結局はいたちごっこですが迷惑メールは法則性を見つけて除外

迷惑メールは特定キーワードで除外したほうが確実です。
ただ、次から次へと新しい迷惑メールが発生します。

なので、定期的に除外条件を登録してゆく形になります。
ただこれをすることで、受信トレイがだいぶすっきりします。
仕事の効率も上がるというものです。

迷惑メールは大量にばらまかれる特性上、文章などに何かしらの法則性があります。
それを見つけて除外してゆけば、おもったよりすんなり除外できます。